イベントを成功させるためのポイントとは?

イベントを企画したことがある方は、必ずしも毎回計画通りに進むわけではなく、さまざまな問題が起こりうることをご存じでしょう。初めてイベントを企画したとき、私は「ファニー・ダック・フェイス・ルール」の重要性を実感しました。こちらのガイドラインでは、どんな場面においても外見上は落ち着きを保って穏やかに振舞うことがいかに大切か強調されています。実際はアヒルのように水中で足をバタバタさせて浮くことに必死なのかもしれませんが、周りの人に気づかれるべきではありません。これは私が今日に至るまで、常に心がけていることでもあります。

イベントをまとめることは決して簡単なことではありません。この記事ではイベントをスムーズに進行するために気をつけるべき点をいくつかご紹介します。

  1. イベントの目的と開催形式の決定

当たり前のことかもしれませんが、こちらのトピックについてしっかりと考えることは非常に重要です。参加者に情報を提供したい、パートナーに感謝の気持ちを伝えたい、プロジェクトの資金を集めたい、美しい会場で楽しい時間を共有したいなど、イベントの目的をできるだけ明確にしましょう。イベントの形式はイベントのコンセプトや日時と期間、チームの役割分担、ホールの配置、ケータリング、音響設備などによっても変わってきます。もちろん典型的な形式にこだわる必要はありません。ここで重要な点は、イベントの目的達成に役立つ形式を選ぶことです。

  1. 念入りな計画

イベントの企画には、ロジスティックスやコンテンツ、マーケティングなどが含まれるべきです。各メンバーが他のメンバーの仕事内容やイベントの全体像を確認できるドキュメントを作成しましょう。まず、主要な作業のリストを作成し、次にやらなければならない課題のステップをできるだけ細かく具体化してください。計画を立てるときは作業を終了するためにどのくらいの時間が必要になるのか、時間枠を設定することが重要です。時間を少なく見積もって予定よりも準備に時間がかかってしまうことがよく見られるため注意しましょう。

  1. 不測の事態にも対応できる予算設定

次に作業のリストをチェックしながら予算を立てていきます。準備の段階から不測の事態に備えておくことをおすすめします。例えば前回私が携わったイベントでは、屋外のイベントを予定していたのにもかかわらず雨が降ってしまいました。会場が変更になり、設備や備品などを急遽移動させることになりました。万が一の場合を想定して、余裕をもって予算を立てることは非常に重要です。

  1. 細部まで徹底的に

ゲストに喜んでもらえるイベントとなるように、細部までこだわりを見せましょう。登録方法やゲストへのあいさつの仕方、BGM のリスト、オシャレな撮影コーナー、プレゼンテーションのビジュアル、スタッフの服装、休憩時間のプランなど、工夫を必要とする場所はたくさん存在します。例えば登録中に、参加者にマスタークラスやゲームに参加するチャンスを提供すれば、イベントはより盛り上がることでしょう。また、教育ビデオなどを流すことも非常に効果的です。

たとえそれがよくある一般的なイベントであったとしても、ゲストの期待を超えるパフォーマンスで、すべての参加者が大満足の素晴らしいイベントへ導くことは可能です。細部へのこだわりがイベントの成功を左右すると言っても過言ではありません。